Facturas, pagos y reembolsos

La lista de facturas

Abre tu organización y ve a Accounting → Invoices. Cada fila muestra la Reference de la factura, el Customer al que pertenece, la Date, su estado de Payment, y los importes Net y Total. Puedes buscar, ordenar por cualquiera de estas columnas y filtrar entre fechas.

Una tienda tiene su propia vista de la misma información: dentro del dashboard de una tienda, en Invoices, encuentras las facturas de la tienda, con listas separadas para facturas paid y unpaid, más una para facturas que se han borrado desde entonces.

La lista también tiene una pestaña Invoices y una pestaña Refunds, así que puedes pasar directamente al lado de los reembolsos sin salir de la pantalla.

Abrir una factura

Pulsa una referencia para abrir la factura. En la parte superior encuentras sus pestañas:

• Transactions — las líneas que componen la factura: la mercancía, los cargos, el envío, etc.
• Payments — todos los pagos que se han tomado contra esta factura.
• Refunds — cualquier reembolso generado desde esta factura.
• Email — los correos que aiku ha enviado sobre esta factura.
• History — un historial de qué ha pasado con la factura y cuándo.
• Attachments — cualquier archivo adjunto a ella.

Desde aquí también puedes descargar la factura como PDF, y, si tu organización activa esta opción, descargarla en el formato Omega que se usa para algunas exportaciones contables.

Tipos de factura

Una factura siempre es de uno de dos tipos: un Invoice normal, o un Refund. Un reembolso no es un tipo de registro aparte: es una factura cuyo tipo está fijado a Refund, enlazada a la factura original que corrige. Abrir un reembolso desde la lista de facturas te lleva directamente a su propia página de reembolso, en lugar de a una página de factura normal.

Estado de pago

Cada factura lleva un estado de pago que puedes ver de un vistazo en la columna Payment:

• Unpaid — no se ha pagado nada, o no lo suficiente, todavía.
• Paid — la factura está saldada.
• Unknown payment status — se usa solo para facturas muy antiguas (de más de tres años) que no tienen ningún historial de pagos, así que aiku de verdad no puede saberlo con certeza.

Registrar un pago

Los pagos viven en su propia área de Payments dentro de Accounting, y también se pueden iniciar desde la payment account de un cliente. Crear un pago (New payment) pide una referencia, el cliente y los detalles del pago, y siempre se hace contra una payment account concreta.

Al guardar un pago, aiku averigua cómo se pagó: si el pago llegó con detalles de tarjeta, wallet o scheme, aiku registra el wallet o el tipo de pago como el method y el scheme de la tarjeta como el sub method; si no, recurre al tipo de la propia payment account. Un pago correcto queda enlazado a la factura a través de la pestaña Payments de la propia factura, y una lista de pagos —ya estés mirando toda la organización, una tienda, una payment account o una sola factura— siempre muestra el Status, la Reference, la Payment Account, el Type, el Method, el Amount y la Date del pago.

Payment accounts y payment service providers

Una payment account es de donde realmente se toma o a donde entra un pago: pertenece a un payment service provider, la empresa que procesa el pago (por ejemplo una pasarela de tarjetas). Cada payment service provider que tu organización ha conectado tiene su propia página que lista sus payment accounts, y abrir una cuenta lista los pagos y las tiendas que la usan.

Reembolsos

Un reembolso se genera desde la factura que corrige y comparte su referencia con un sufijo -refund- (a menos que los ajustes de tu tienda activen una secuencia de numeración de reembolsos separada). Cuando se crea un reembolso, empieza en cero y queda marcado como in process mientras se va construyendo; sus importes solo se dan por definitivos cuando el reembolso se completa.

Un reembolso puede devolver el dinero de formas distintas, ofrecidas como dos opciones al enviarlo:

• Refund money to customer's credit balance — el importe se añade al saldo a favor del cliente en lugar de devolverse a una tarjeta o cuenta.
• Refund money to payment method of the invoice — el importe se reembolsa contra un pago original concreto, a través de la payment account de la que se tomó originalmente.

Cuando un reembolso se procesa online a través de tu proveedor de pago con tarjeta, aiku espera a que el proveedor confirme que el reembolso realmente se ha completado antes de actualizar el total refund del pago original y marcarlo como reembolsado; si el proveedor no confirma el éxito, el reembolso no se acepta.