Faktúry, platby a refundácie

Zoznam faktúr

Otvorte svoju organizáciu a potom Accounting → Invoices. Každý riadok zobrazuje Reference faktúry, Customer, ku ktorému patrí, Date, jej stav Payment, a sumy Net a Total. Môžete vyhľadávať, zoraďovať podľa ktoréhokoľvek z týchto stĺpcov a filtrovať medzi dátumami.

Obchod si drží vlastný pohľad na tie isté informácie: v nástenke obchodu, pod Invoices, nájdete faktúry daného obchodu, so samostatnými zoznamami pre uhradené a neuhradené faktúry, plus jeden pre faktúry, ktoré boli odvtedy vymazané.

Zoznam má tiež záložku Invoices a záložku Refunds, takže môžete priamo prepnúť na stranu refundácií bez opustenia obrazovky.

Otvorenie faktúry

Kliknutím na referenciu faktúru otvoríte. Hore nájdete jej záložky:

• Transactions — riadky, ktoré tvoria faktúru: tovar, poplatky, doprava a podobne.
• Payments — každá platba prijatá voči tejto faktúre.
• Refunds — akékoľvek refundácie vystavené z tejto faktúry.
• Email — e-maily, ktoré aiku odoslalo ohľadom tejto faktúry.
• History — záznam o tom, čo sa s faktúrou dialo a kedy.
• Attachments — akékoľvek priložené súbory.

Odtiaľto si tiež môžete stiahnuť faktúru vo formáte PDF, a ak vaša organizácia túto možnosť zapne, aj vo formáte Omega, ktorý sa používa pre niektoré účtovné exporty.

Typy faktúr

Faktúra je vždy jedného z dvoch typov: bežná Invoice, alebo Refund. Refundácia nie je samostatný druh záznamu — je to faktúra, ktorej typ je nastavený na Refund, prepojená späť na pôvodnú faktúru, ktorú opravuje. Otvorenie refundácie zo zoznamu faktúr vás vezme priamo na jej vlastnú stránku refundácie namiesto obyčajnej stránky faktúry.

Stav platby

Každá faktúra nesie stav platby, ktorý vidíte na prvý pohľad v stĺpci Payment:

• Unpaid — proti nej sa zatiaľ neuhradilo nič alebo nedosť.
• Paid — faktúra bola vyrovnaná.
• Unknown payment status — používa sa len pri veľmi starých faktúrach (staršie ako tri roky), ktoré nemajú žiadnu históriu platieb, takže aiku to skutočne nevie povedať ani jedným smerom.

Zaznamenanie platby

Platby žijú vo vlastnej oblasti Payments v Accounting a dajú sa spustiť aj z platobného účtu zákazníka. Vytvorenie platby (New payment) si vyžiada referenciu, zákazníka a platobné detaily, a vždy sa robí voči konkrétnemu platobnému účtu.

Keď sa platba uloží, aiku zistí, akým spôsobom bola uhradená: ak platba prišla s detailmi karty, peňaženky alebo schémy, aiku zaznamená typ peňaženky alebo platby ako method a schému karty ako sub method; inak sa vráti k typu samotného platobného účtu. Úspešná platba je prepojená s faktúrou cez jej vlastnú záložku Payments a zoznam platieb — či už sa pozeráte na celú organizáciu, obchod, platobný účet, alebo jednu faktúru — vždy ukazuje Status, Reference, Payment Account, Type, Method, Amount a Date platby.

Platobné účty a poskytovatelia platobných služieb

Platobný účet je miesto, odkiaľ alebo kam sa platba skutočne odoberá — patrí poskytovateľovi platobných služieb, spoločnosti, ktorá platbu spracúva (napríklad kartová brána). Každý poskytovateľ platobných služieb, ktorého má vaša organizácia pripojený, má vlastnú stránku so zoznamom svojich platobných účtov, a otvorením účtu sa zobrazia platby a obchody, ktoré ho používajú.

Refundácie

Refundácia sa vystavuje z faktúry, ktorú opravuje, a zdieľa jej referenciu s príponou -refund- (pokiaľ nastavenia vášho obchodu nezapnú samostatnú číselnú radu pre refundácie). Keď sa refundácia vytvorí, začína na nule a je označená ako in process, kým sa buduje — jej sumy sa stanú konečnými až po dokončení refundácie.

Refundácia môže vrátiť peniaze rôznymi spôsobmi, ponúkanými ako dve možnosti pri odosielaní:

• Refund money to customer's credit balance — suma sa pripočíta ku kreditnému zostatku zákazníka namiesto vrátenia na kartu alebo účet.
• Refund money to payment method of the invoice — suma sa vráti voči konkrétnej pôvodnej platbe, cez platobný účet, z ktorého bola pôvodne odobraná.

Keď sa refundácia spracúva online cez vášho poskytovateľa kartových platieb, aiku počká, kým poskytovateľ potvrdí, že refundácia skutočne prebehla úspešne, než aktualizuje total refund pôvodnej platby a označí ju ako refundovanú; ak poskytovateľ úspech nepotvrdí, refundácia sa neprijme.